GSTechSys-POS: دليل شامل لنظام نقاط البيع للمطاعم والوجبات السريعة

في المطعم المزدحم أجزاء كثيرة تتحرك معًا: طابور عند الكاشير، وضيوف ينتظرون على الطاولات، وطلبات تتراكم في المطبخ، وسائقو توصيل يخرجون بالطلبات، وفي نهاية اليوم درج مليء بالنقود يجب أن يطابق المبيعات. يجمع GSTechSys-POS كل ذلك في نظام واحد يعمل على أجهزة Windows عادية وطابعات حرارية عادية.

يشرح هذا الدليل ما يقدمه البرنامج، استنادًا إلى دليل المستخدم الكامل. ويمكنك أيضًا تنزيل الدليل الكامل المكون من 18 صفحة (PDF).

مصمم للمطاعم في أي بلد

لا يرتبط GSTechSys-POS ببلد واحد. فكل محل يضبط قواعده بنفسه، لذلك يناسبك أينما كان نشاطك:

• الضريبة. أي عدد من فئات الضريبة بنسبك الخاصة، سواء سماها بلدك ضريبة المبيعات أو ضريبة القيمة المضافة أو GST. ويمكن تحديد نسبة أقل للدفع بالبطاقة إذا نص القانون على ذلك، كما يمكن أن تشمل الأسعار الضريبة أو لا تشملها.
• بيانات النشاط. يُطبع اسمك وعنوانك وهاتفك وبريدك الإلكتروني وأرقام تسجيلك الضريبي (مثل رقم ضريبة القيمة المضافة أو GST) على كل إيصال.
• الأسعار والرسوم. أسعارك الخاصة ورسوم الخدمة ورسوم التوصيل والتقريب إلى 1 أو 5 أو 10 وحدات من العملة.
• طرق الدفع. النقد والبطاقة والمحفظة الإلكترونية والتحويل البنكي وحساب العميل ونقاط الولاء.
• اللغة. واجهات بالإنجليزية والعربية والأردية، تُختار لكل جهاز ولكل مستخدم، مع عرض العربية والأردية من اليمين إلى اليسار.
• الفوترة الإلكترونية. الإرسال الفوري إلى الجهة الضريبية مُهيأ في البرنامج ويمكن إضافته لبلدك.

كيف يعمل

جهاز واحد هو الخادم. يحتفظ بقاعدة البيانات التي تضم القائمة والطلبات والمدفوعات والمخزون والإعدادات، ويطبق قواعد العمل: الأسعار والضريبة والترقيم وخصم المخزون. أما كل نقطة بيع أخرى فهي عميل (Client) تعرض الشاشات نفسها، فترى جميع نقاط البيع دائمًا القائمة والطاولات والطلبات نفسها.

لا تحتاج الهواتف والأجهزة اللوحية وأجهزة التلفاز إلى أي تثبيت، إذ تفتح GSTechSys-POS في متصفح الويب، مما يجعلها مثالية للنُّدُل ولشاشة المطبخ. وعندما ترسل نقطة البيع طلبًا، تعرضه شاشة المطبخ خلال ثانية، وعندما يؤشّر المطبخ عليه بأنه جاهز، تظهر عبارة «الطلب جاهز» على كل نقاط البيع.

البدء

ما تحتاج إليه

• جهاز يعمل بنظام Windows 10 أو 11 بإصدار 64 بت، وذاكرة RAM بسعة 4 GB أو أكثر (الشاشة اللمسية اختيارية).
• شبكة داخل المحل (سلكية أو Wi-Fi) إذا كنت تستخدم أكثر من جهاز.
• أي طابعة إيصالات حرارية تدعم ESC/POS بعرض 80 مم أو 58 مم، عبر USB أو الشبكة أو المنفذ التسلسلي.
• اختياري: درج نقود، وقارئ باركود، وشاشة عرض عمودية (Pole Display)، أو شاشة ثانية تُستخدم شاشةً للعميل.

التشغيل الأول

ثبّت GSTechSys-POS على كل جهاز. على جهاز الكاشير الرئيسي اختر Server وأكمل معالج الإعداد: اللغة، وملف النشاط (بما في ذلك الاسم بالخط الأردي أو العربي وأرقامك الضريبية)، وحساب المسؤول. أما نقاط البيع الأخرى فتختار Client وتنقر Find servers.

بعد ذلك اضبط نسب الضريبة والإعدادات العامة وشعار المحل، وأضف قائمتك (أو استوردها من Excel، أو حمّل القائمة التجريبية لتجربة البرنامج)، وأضف الموظفين مع رموز PIN الخاصة بهم، واضبط الطابعات. وتبدأ معظم المحلات البيع في اليوم نفسه.

المستخدمون والأدوار والورديات

يسجل الموظفون الدخول باسم المستخدم وكلمة المرور، أو بالنقر على أسمائهم وإدخال رمز PIN من 4 إلى 6 أرقام. وتشمل الأدوار الجاهزة المسؤول والمدير والكاشير والنادل والمطبخ، ويمكن للمسؤولين إنشاء أدوارهم الخاصة.

تحتاج الإجراءات الحساسة إلى مدير حتى عندما ينفذها الكاشير: إلغاء صنف أُرسل إلى المطبخ، أو خصم يتجاوز الحد، أو استرداد، أو إعادة طباعة إيصال مدفوع، أو فرق نقدي كبير عند الإغلاق، أو فتح الدرج دون عملية بيع. يُدخل المدير رمز PIN الخاص به، وتُسجَّل الموافقة في سجل التدقيق باسمه.

الوردية هي جلسة كاشير واحدة على نقطة بيع واحدة. تبدأ برصيد افتتاحي، وتسجل النقد الداخل والخارج خلال اليوم، وتتيح تقرير X في أي وقت، وتنتهي بإغلاق بعد عدّ النقود وإصدار تقرير Z. ويبدأ يوم العمل من وقت فاصل (04:00 افتراضيًا)، فتُحتسب مبيعات آخر الليل ضمن المساء الذي تنتمي إليه.

البيع عند الكاشير وعلى الطاولات

البيع السريع

البيع السريع (Quick Sale) هو شاشة الكاشير السريعة. امسح الباركود، أو اكتب رمز الصنف، أو انقر على صورة الصنف. وتفتح الأصناف ذات الأحجام أو الإضافات أو العروض نافذة اختيار. بدّل بين السفري والتوصيل من أعلى الشاشة، وطبّق الخصم، وعلّق البيع واستدعه لاحقًا، ثم استلم الدفع بلوحة أرقام النقد. ويظهر الباقي بأرقام كبيرة، ثم يبدأ بيع جديد تلقائيًا.

شاشة المطعم: الصالة والسفري والتوصيل

صُممت شاشة المطعم للطاولات والمطبخ. اختر الطاولة وعدد الضيوف، وأضف الأصناف، واضغط Send لإرسالها إلى المطبخ. ويمكن إرسال دفعات أخرى من الطلبات في أي وقت، وتُدفع الفاتورة بعد أن ينتهي الضيوف من تناول الطعام. ويمكنك أيضًا طباعة الفاتورة، وتقسيمها، ونقل الطلب إلى طاولة أخرى، ودمج الطلبات، أو تعليق الطلب. وتعرض شاشة الطاولات حالة كل طاولة بالألوان: فارغة، أو مشغولة، أو طُبعت فاتورتها.

المدفوعات والإيصالات والمرتجعات

يمكن دفع الفاتورة الواحدة بعدة طرق، مثل جزء بالبطاقة وجزء نقدًا. وتُسجَّل المبيعات الآجلة على حساب العميل ضمن حد الائتمان الخاص به، ويمكن استخدام نقاط الولاء للدفع. وكل دفعة محمية من التحصيل المزدوج.

يحمل الإيصال شعارك وبيانات نشاطك وأرقامك الضريبية، وكل صنف مع علامة الضريبة، والخصومات، ورسوم الخدمة والتوصيل، والتقريب، والمدفوعات والباقي. أرقام الفواتير فريدة ومتسلسلة عبر جميع نقاط البيع. وعند الاسترداد تُختار الأصناف والسبب وطريقة الاسترداد وما إذا كان المخزون سيعود، ويتطلب ذلك رمز PIN للمدير.

شاشة المطبخ وطابعات المطبخ

ينتمي كل صنف في القائمة إلى قسم من أقسام المطبخ، مثل المطبخ أو الشواية أو المشروبات. وعند إرسال الطلب، يحصل كل قسم على تذكرته على طابعته الخاصة، ويمكن أيضًا طباعة قسيمة مطبخ على طابعة الكاشير.

تعمل شاشة المطبخ على أي تلفاز أو جهاز لوحي أو حاسوب. تتحول التذاكر إلى اللون الأصفر بعد وقت التنبيه وإلى الأحمر عند التأخر. يؤشّر الطهاة على الأصناف عند الانتهاء منها، ويضغطون Ready لإبلاغ نقاط البيع وشاشة العميل، ثم Bump لإزالة التذكرة عندما يخرج الطعام من المطبخ.

التوصيل والعملاء والولاء

يُعثر على عملاء التوصيل برقم الهاتف مع عناوينهم المحفوظة. وتتابع لوحة التوصيل كل طلب من «جديد» إلى «قيد التحضير» ثم «جاهز» ثم «خرج للتوصيل» ثم «تم التسليم»، وتطلب تحديد السائق الذي سيأخذ كل طلب. وعند عودة السائقين تُسجَّل نقودهم في الوردية، ويعرض تبويب التسوية ما لا يزال مستحقًا على كل سائق.

يمكن أن يكون للعملاء حدود ائتمان وكشوف حساب قابلة للطباعة ومدفوعات تُستلم في الوردية الحالية. وتُكتسب نقاط الولاء حسب المبلغ المنفق ويمكن استبدالها فوق حد أدنى.

القائمة والمخزون والمصروفات

تدعم القائمة الأسماء بالإنجليزية والأردية، والصور، وأسعارًا منفصلة للصالة والسفري والتوصيل، والأحجام والإضافات، والعروض المجمعة، ووسم الأصناف النافدة، وقواعد الأسعار لساعات التخفيض (Happy Hour) أو لأيام محددة من الأسبوع. ويمكن تصدير القائمة كاملة إلى Excel وتعديلها واستيرادها مرة أخرى.

يربط المخزون أصناف القائمة بـالوصفات، فتُخصم المكونات تلقائيًا مع كل عملية بيع. وتحدّث المشتريات من الموردين متوسط التكلفة، وتحافظ قيود الهدر والتسويات والجرد على دقة الأرقام. وتُسجَّل مصروفات المحل مثل الإيجار والغاز والرواتب حسب الفئة مع صورة الفاتورة.

لوحة المعلومات والتقارير

تعرض لوحة المعلومات مبيعات اليوم مقارنة باليوم نفسه من الأسبوع الماضي، والطلبات، ومتوسط الفاتورة، والمبيعات حسب الساعة، وأكثر الأصناف مبيعًا، والطلبات المفتوحة، وتذاكر المطبخ المنتظرة، والمخزون المنخفض. وتغطي تسعة عشر تقريرًا المبيعات والأصناف والفئات والموظفين والضريبة والاستثناءات والورديات والمخزون ومستحقات العملاء والمبالغ المستحقة للموردين والمصروفات والأرباح والخسائر. ويمكن طباعة كل تقرير أو حفظه بصيغة PDF أو Excel أو CSV.

الطابعات والنسخ الاحتياطي والأمان

يُطبع النص الأردي والشعار كصور، لذا تطبعهما أي طابعة ESC/POS بشكل صحيح. وإذا تعطلت إحدى طابعات المطبخ، تظهر رسالة تحذير على كل الشاشات ويمكن إعادة طباعة التذكرة.

تُنشأ نسخة احتياطية تلقائيًا كل يوم ويُحتفظ بآخر 30 نسخة. ويمكنك أيضًا تحديد مجلد نسخ احتياطي ثانٍ على ذاكرة USB أو جهاز آخر، واستعادة كل شيء على جهاز خادم جديد إذا تعطل القديم.

تُخزَّن كلمات المرور ورموز PIN بتجزئة آمنة، ويُتحقق من صلاحيات المستخدم على الخادم في كل طلب، وتُسجَّل الإجراءات المهمة مثل الموافقات والإلغاءات والمرتجعات وإعادة الطباعة وتغيير الإعدادات في سجل التدقيق.

التجربة المجانية والترخيص

تبدأ كل عملية تثبيت بتجربة كاملة لمدة 30 يومًا بجميع الميزات. وعند انتهاء التجربة تتوقف المبيعات الجديدة حتى يُدخَل مفتاح الترخيص، لكن التقارير والقائمة والإعدادات والنسخ الاحتياطية تظل تعمل، فلا تضيع أي بيانات. والترخيص مرتبط بجهاز الخادم، وتُثبَّت التحديثات على الخادم أولًا، ثم تقترح نقاط البيع المتصلة به تحديث نفسها.